Hogyan térj át hibrid munkavégzésre?

Távoli, hibrid vagy irodai munka – minden a kultúrára vezethető vissza

Egy–másfél évvel ezelőtt a legtöbb vállalat távmunkára kényszerült, most pedig a hibrid munkához való alkalmazkodás jelent egy újabb kihívást. A legtöbb ember már hozzászokott az otthoni munkavégzéshez, ezért a vezetők ellenállással néznek szembe, amikor arra kérik a csapatukat, hogy térjenek vissza az irodába. Hiszen, ha a lehető legrosszabb körülmények között boldogulni tudtunk, akkor miért ne dolgozhatnánk továbbra is otthonról – ami rugalmasabb és nem utolsó sorban megspóroljuk a munkába járást is. Persze a távmunkának van árnyoldala is, például a drasztikus elszigeteltség, a "Zoom fáradtság" vagy éppen a gyorsabb kiégés.

.

Válts szinkronról aszinkron munkavégzésre

Az egyik legnagyobb hiba, amit elkövethetünk a hibrid munka kapcsán, ha megtartjuk a régi szokásokat ebben az újfajta modellben is. Ha az együttműködést továbbra is úgy kezeljük, mint aminek szinkronban kell történnie mindenkivel – közösen vizsgáljuk felül a körülményeket, ötletelünk vagy hozunk döntéseket – akkor ez rengeteg megbeszélést, és ebből következő túlórázást vagy "Zoom kifáradást" eredményez.

A távoli / hibrid környezetben való munkavégzés sikerének kulcsa az aszinkron munka, ami másfajta szabályokat alkalmaz – itt minden a rugalmasságról szól. Például rendben van, ha valaki később reagál egy levélre (de 24 órán belül), és a csapat csak kiemelten fontos megbeszélések és döntések meghozatala céljából gyűlik össze – a munka nagy részét minden ember saját felelősségi körében és ütemében végzi. Igaz, hogy ezáltal a kommunikáció lassabb lehet, viszont minden munkatársnak van ideje és tere átgondolni egy-egy kérdést, és ezért jóval átgondoltabb válaszokkal térhetnek vissza.

Az ilyen típusú együttműködéshez mindent érdemes dokumentálni. Az egyes információk és döntések írásba foglalása növeli az átláthatóságot, és lehetővé teszi a munkatársak számára, hogy önállóan – mások megszakítása nélkül – megtalálják a számukra szükséges információkat.

.

Fektess a szociális kapcsolatokba

A munkavállalók teljesítményének és elkötelezettségének alapvető eleme a munkatársi kapcsolatok erőssége – hogy többek legyünk egymásnak, mint egyszerű kollégák. Ilyenkor a munkatársak 2x elkötelezettebbek a munkájuk iránt, jobban együttműködnek egymással, és 7x nagyobb eséllyel maradnak a cégnél. Az erős szociális kapcsolatok formálják tehát az együttműködést, az innovációt és a produktivitást, és ez az, ami elválasztja a kiemelkedően teljesítő csapatot az átlagostól.

A legtöbb csapat azonban jóval elszigeteltebben dolgozik egymástól, mint korábban, ezért a munkatársak azt érzik, hogy teljesen elszakadtak a kultúrától – különösen a fiatalabb és az új munkavállalók. Az egymáshoz közelálló munkatársak között megnőtt az interakció, míg másokkal drasztikusan csökkent. Ezért a Zoom megbeszélések gyors lezárása helyett érdemes időt szánni egy úgynevezett személyes- és szakmai bejelentkezésre, amivel mindenki megoszthatja másokkal a szakmai- és magánéletében jelen lévő aktualitásokat és említésre méltó történéseket. Teremts olyan alkalmakat, amikor a munkatársak építhetik a személyes kapcsolatokat egymással, mindezt jó hangulatban. Tervezz egyedi mechanizmusokat, amelyek életre keltik a csapat kultúráját a hibrid munkavégzés során.

.

A csapat fejlődésére koncentrálj a teljesítmény helyett

A teljesítmény fókusz inkább a belső harcok kultúráját teremti meg, mintsem az együttműködését, és bináris nézőpontból közelít, ahol a munkatársak vagy győztesek vagy vesztesek. Ezért a "tudni kell" gondolkodásmódról térjünk inkább át a "tanuljuk meg" gondolkodásra – és így azt is nyugodt szívvel beismerhetjük, hogy a hibrid idegen terep mindannyiunk számára.

A fejlődő szervezeti kultúra létrehozása – főleg hibrid munkavégzésben – nagyobb alázatot követel minden vezetőtől, és hogy kérdések mentén vezessen, mint sem kész válaszokat adjon. Emellett jóval nagyobb hibatűrést is igényel a megszokottnál annak kikísérletezése, hogy mi működik, vagyis mi fejleszthető tovább, és mi nem működik, vagyis mit érdemes végleg elhagyni. De a csapatnak is érdemes jóval rendszeresebb visszajelzéseket adnia egymásnak, hogy ezáltal segítsék egymást a fejlődésben.

Gondolkodj együtt a csapattal: mi az, ami megakasztotta a folyamatokat, amikor távmunkára váltott a csapat? Mi az, ami segítette csapatot az alkalmazkodásban és az együttműködésben? Mit tanultatok ezidáig, amit érdemes alkalmazni a hibrid munkában?

.

Alakítsd hibridre a pszichológiai biztonságot

Köztudott, hogy a pszichológiai biztonság kulcsfontosságú a kiemelkedően teljesítő csapatok esetében. Az a tudat, hogy a munkatársak bármi nemű megalázás vagy következmény nélkül azt tehetik és mondhatják, ami az eredmények eléréséhez szükséges, a legfőbb alapja a felhőtlen munkatársi kapcsolatoknak, az őszinte visszajelzéseknek, a véleményformálásnak és az innovációnak.

Az otthoni munkavégzés próbára tette a csapatok pszichológiai biztonságát, a hibrid munka pedig a komplexitás egy újabb rétegét adja ehhez hozzá, mert más szintű pszichológiai biztonságot igényel. A biztonság 4. szintjét kell megcélozni, az összetartozás, a fejlődés és a hozzájárulás biztonsága után, hogy a munkatársak felülvizsgálhassák a tényeket, és megkérdőjelezhessék a fennálló helyzetet. Érdemes ehhez például a megbeszéléshez távolról becsatlakozó kollégáknak elsőként szót adni, hogy feltehessék a kérdéseiket, megoszthassák meglátásaikat, aggodalmaikat vagy éppen ötleteiket, és ezáltal elkerüljük az irodában tartózkodók előnyös megkülönböztetését is.

.

Tartsd egyben a hibrid csapatot – még ha nincs is a csapat fizikailag együtt

Ha valamit megtanított nekünk az elmúlt időszak, az az, hogy értelmetlen próbálkozás megjósolni a jövőt. A találgatás helyett inkább a csapat jövőjének építésére érdemes fókuszálni – mindenki nagyra értékeli a közösséghez tartozás érzését, így az emberi kapcsolatok kialakítására érdemes első sorban koncentrálni. Az ideális hibrid csapat működés megalkotása sok próbálkozást és tévedést követel meg, ezért készen kell állnod a kísérletezésre, és hogy tanulj azokból a hibákból, amiket a csapatoddal közösen elkövettek.

.